המדריך המהיר לזום ברצינות

 זום (Zoom) היא תוכנה שנפלה לחיינו כך פתאום, והפכה לאחת התוכנות שאנו מבלים במחיצתה הכי הרבה זמן. 

מכיוון שהיא פשוטה לשימוש (שזה דבר מצוין) לרובנו לא היה מעולם צורך ״ללמוד״ אודותיה - היא פשוט עובדת. עדיין, אולי אתם נתקלים בבעיות נפוצות:

• אתם רוצים להזמין מישהו לפגישה שלא הוזמן מלכתחילה - כמה זמן לוקח לכם להזמין אותו?
• שיתוף מסך/הקלטה - קרה לכם שלכמה רגעים לא מצאתם את הכפתור?
• פגישה מרובת-משתתפים וקצת רועשת. איך מוצאים מי מרעיש? מה אפשר לעשות?
• פגישות שחוויתי בבתי הספר של הילדים היו לעתים ממש קשות - כאשר ילד אחד התחיל לקשקש על המסך (annotate), ולא ידעו לאתר מי זה...
• שיתוף וידאו מתוך Youtube קופץ / אודיו לא מסונכרן / אין אודיו
• כאלה...

הייתי רוצה לכתוב את הפוסט הזה גם לחברי לעבודה, גם לעובדי חברות אחרות, וגם למורים בבתי-הספר של ילדי. נראה שקשה לקלוע לכולם - אך אנסה לכוון לאדם בעל אינטואיציה טכנית גבוהה, שלא הקדיש זמן להעמיק בזום ויכולותיו השימושיות.

למשל, אני, לא ידעתי להגדיר Virtual Background עד שהחלה הקורונה. עד עכשיו כבר ביליתי כמה מאות שעות בזום - מה שקצת קידם אותי.

בואו נתחיל.

״זום זום זום...״

קביעת פגישות: קישור קבוע או קישור משתנה?

קביעת פגישה בזום נעשית על החשבון (Account) של מי שהזמין אותה.

לכל חשבון יש Meeting Id אחד קבוע - שייחודי רק לו.

אני יכול לבחור אילו פגישות ייקבעו על ה Meeting Id הקבוע, ואלו על Meeting Id זמני.

• Meeting Id קבוע - אנשים יכולים לשמור את הקישור או אפילו לזכור (בעזרת Alias - אפרט בהמשך). מספיק לומר בסלאק למישהו ״בוא ניפגש בזום״ - והצד השני יכול להתחבר מבלי לקבל מייל / לקבוע פגישה דרך זום.
• יותר חשוב: אתם יודעים תמיד להיכן להתחבר אם זו פגישה שאתם קבעתם. ה Meeting Id הקבוע יהיה תמיד בזיכרון של אפליקציית הזום שלכם.
• שימו לב שבארגונים, ה Admin יכול לחסום את השימוש ב Meeting Id קבוע, משיקולי אבטחה (לא שאני תומך בזה, לארגון שאינו ״חשאי״).
• Meeting Id זמני - הוא טוב בכדי למנוע ״כניסות לא מתוכננות״ לפגישה. למשל: מישהו מהפגישה הבאה ביומן. לפעמים זה לא נוח ולא מתאים.
• מקרה דמיוני לחלוטין: אמא שלכם מצטרפת באמצע פגישה רבת משתתפים... 
• עוד יתרון של Meeting Id זמני - אתם יכולים לעזוב לפגישה הבאה - ושאר המשתתפים ימשיכו בפגישה (ניתן למנות מארח אחר). זה בלתי אפשרי אם זו פגישה על ה Meeting Id הקבוע שלכם.

מה עושים? הכי חשוב להכיר את ה Tradeoff ולהחליט מה נוח לכם. אני משתמש כמעט תמיד ב Meeting Id הקבוע - כי יש לי עליו +5 פגישות ביום, ונוח לי כך להיכנס אליהן.

את ה Meeting Id שלכם אתם יכולים למצוא בהגדרות שבווב. אפליקציות הזום השונות כוללות בתוכן מספר הגדרות (אפליקציית המובייל - מעט הגדרות, אפליקציה למחשב - יותר הגדרות), אך עדיין חלק גדול מההגדרות נמצא רק בווב. ניתן להגיע אליהן ישירות בלינק או באפליקציה של זום ע״י Settings / General / View More settings.

הנה ההגדרות: כאן אתם יכולים למצוא מה ה Meeting Id שלכם, לקבוע Alias (קישור ה ״Customize״), או לקבוע אם פגישות מיידיות (שלא נקבעו מראש לתאריך) יהיו על גבי ה Meeting Id הקבוע, או לא.

שווה לציין, שאם קבעתם Person Link עם Alias טקסטואלי, באפליקציות מובייל יהיה על המשתמש ללחוץ על ״Join with a personal link name״ לפני שיוכל להקליד את ה Alias.

אני מציין, בכדי שתוכלו לתמוך באחרים.

הקלטת פגישות לצורך תיעוד / שיתוף

אחד הפיצ׳רים השימושיים בזום, שמבינים לאחר זמן מה - הוא הקלטה של פגישות.

כאשר אתם מקיימים פגישה, ומישהו לא הצליח להצטרף - אתם יכולים להקליט עבורו את מהלך הפגישה.

כל פעם שיש דיון חשוב (במיוחד רב משתתפים) - אני מקליט את הפגישה. אנשים לעתים חוזרים לפגישות הללו, ולא תמיד מישהו שחשבתם עליו בזמן הפגישה.

הקלטה של הפגישה יכולה להיעשות רק ע״י ה Host (ניתן גם למנות Co-Hosts עם הרשאות דומות ל Host) ורק ממחשב. ברגע שההקלטה החלה, תהיה אינדיקציה ברורה לכל המשתתפים - בדמות עיגול אדום בפינה של המסך.

ניתן להקליט את הפגישה מקומית למחשב או לענן של זום (האופציה הזו זמינה רק למשתמשים בתשלום). 

הענן של זום שומר מעין ״פורטל״ של ההקלטות של הארגון - אבל כרגע הוא מאוד מאוד בסיסי. ישנן אינטרגציות לחברות שמתמחות בניהול וידאו (כמו קלטורה הישראלית, Panpoto, Knowmia, ועוד). מיד כשהוידאו מוכן - הוא יעבור לפלטפורמת ניהול התוכן של הצד השלישי ובעצם ינוהל שם.

מבחינת איכות, ההקלטה של זום היא בעלת דחיסה גבוה מאוד, המתבססת על הנחות שתוכנת דחיסה "גנרית" לא תניח אותן (ערוץ אחד של audio - מונו, הגדרות שמתאימות לתזוזה מעטה, מה שלא טיפוסי בוידאו, וכו׳). ההקלטה היא עדיין ברזולוציה של HD כך שמסך מחשב שמשותף יהיה חד וברור.

בהגדרות של Recording (חלקן רק בווב), ניתן לקבוע הגדרות שונות לגבי ההקלטה, למשל: תמלול של ההקלטה (אל תנסו עם מבטא ישראלי). 2 הגדרות נפוצות הם אפשור של HD Video ו Group HD (ברגע שיש יותר משני משתתפים בפגישה, זום מוריד את איכות הוידאו המועבר של המשתתפים, הגדרה זו תשאיר את הדובר, בכל רגע נתון, באיכות HD).

שיתוף מסך בזריזות, ומבלי לפגוע בפרטיות

קרה לכם שתוך כדי פגישה, חיפשתם איזה מסמך, או פיסת קוד ואז רציתם לשתף בזריזות עם שאר המשתתפים, אבל:

• לקח לכם כמה רגעים למצוא את חלון הזום
• לקח לכם רגע בתוך החלון של הזום - למצוא את הכפתור של שיתוף המסך.
• מישהו אחר כבר משתף, צריך לבקש ממנו שיפסיק - ורק אז תוכלו לשתף...

הזריזות של שיתוף המסך היא מטרד קטן, אבל כזה שברגע שהצלחתי לשפר - שיפר את חווית השימוש שלי בזום.

פגישת עבודה שוטפת (שלא נצמדת למצגת מוכנה-מראש) תדרוש שיתופים קצרים שונים מאנשים שונים. 

אני אישית משתף מסך בעזרת קיצור מקשים (מסתבר שיש כאלו בזום), וספציפית Cmd+^+S במק.

אליה וקוץ בה: קיצור מקשים יפעל רק כאשר החלון של זום הוא הפעיל בשולחן העבודה - וזה העיכוב הראשון שפתחנו בו.

לשמחתנו, הגדרה של צירוף מקשים כ Global יהפוך אותו לזמין גם כאשר החלון של זום איננו בפוקוס. 

אלטרנטיבה נוספת: לגשת לפעולות שונות מתוך ה Tray Icon של זום (לי היה פחות נוח).

את שורת הפקדים של זום (Mute, שיתוף, צ'ט, וכו - שלפעמים מתחבאת) ניתן לקבע כך שתמיד תופיע (ואז תוכלו מהר יותר לגשת לכפתורים השימושיים). בהגדרות: Settings/Accessibility/Always show meeting controls.

מומלץ מאוד, לפחות במקומות עבודה, לאפשר בהגדרות הפגישה בווב - לכל משתתף להתחיל להציג גם כאשר מישהו אחר כבר משתף מסך. לי זה חוסך במצטבר כמה דקות ביום.

פרטיות

יופי! התחלנו לשתף מסך בזריזות - איך אנחנו מוודאים שלא בטעות שיתפנו אימייל פתוח שלא כולם צריכים לקרוא? אולי בזמן שיתוף המסך מישהו שולח לי הודעה פרטית / רגישה בסלאק / Whatsapp - ותחילת ההודעה נקלטת ומוקלטת, כחלק מהפגישה? 😱

לי התקלות הללו קרו מספר פעמים. לא נעים!

חשוב להבין שזום היא סביבה בעלת סיכונים לפרטיות המשתתפים. לדוגמה, פעם היה פיצ׳ר שעזר למארח לזהות מי מהמשתתפים לא בקשב - אך הפיצ׳ר בוטל, משיקולי פרטיות מובנים.

בגדול ישנן 2 גישות לשיתוף בזום:

• שיתוף כל ה Desktop עם כל מה שכלול בו. 
• יתרון: אפשר לעבור בין אפליקציות במהירות - והכל משותף.
• חיסרון: כל מה שפתוח - ניתן לצפות בו. למשל: הלינקים שלכם בדפדפן. שולחן העבודה, וכו'.
• שיתוף חלון ספציפי, בכל פעם.
• יתרון: שליטה גבוהה במה משותף (אך גם כאן ייתכנו ״זליגות״ של מידע פרטי. שימו לב).
• חיסרון: מעבר אטי בשיתוף מסכים מאפליקציות שונות (IDE, ואז Github, ואז Command Line - למשל).
  

זהו Tradeoff אמיתי, אישי לאדם ולסיטואציה - ואין באמת פתרון שטוב לכל המקרים.

הנה כמה עצות איך לעשות את השיתופים הללו קלים ובטוחים יותר:

• שיתוף כל ה Desktop:
• במידה ויש לכם מסך שני - אתם יכולים לרוקן אותו לפני שאתם משתפים - ואז לשתף אותו ולשלוט ביתר קלות / זהירות מה יופיע בו.
• לי היו קיצור מקשים להעברת כל החלונות לDesktop הראשי + קיצור להעביר חלון ל Desktop ספציפי.
• לצערי: מאז הקורונה, ריבוי ילדים בזום הגביר את הדרישה למסכים במשפחתנו. אני כרגע משתמש במסך יחיד.
•  ההגדרה הבאה פישטה את חיי כליל. אני חושב שהיום זו הגדרת ברירת-המחדל, אך אולי למשתמשים ותיקים יותר - היא לא פעילה. חשוב!:

• בכל רגע ניתן "להקפיא" את שיתוף המסך (קיצור מקשים במק Cmd+^+T). כאשר אתם לרגע, למשל, מחפשים במייל או בסלאק - זה הזמן ״להקפיא״ לרגע את השידור. שאר המשתתפים יראו את התמונה שהוצגה על המסך ברגע שלפני ההקפאה - ולא ידעו שבינתיים אתם רואים משהו אחר. עוד לחיצה על הקיצור - תחזור לשדר את התוכן העדכני.
• שיתוף חלון ספציפי במערכת ההפעלה:
• כאשר אתם רוצים לעבור אפליקציה ולהמשיך לשתף, עליכם להפסיק את השיתוף הנוכחי - ולהתחיל שיתוף חדש.
• צירוף מקשים הוא ה״מלך״ כאן. אם אתם משתמשים בקיצור-מקשים תוכלו לבצע מעברים כאלו בזריזות ואלגנטיות. אם לא - ההתנהלות תהיה מסורבלת ואטית.

טיפול ברעשים

הנה אחד העניינים המטרידים בזמן פגישות זום: רעשי רקע מאחד (או יותר) מהמשתתפים. יש מה לעשות - וכדאי להכיר את זה.

כאשר יש הרבה משתתפים (+10) לא תמיד הקריאה ״מי שרועש שיעבור למיוט״ - עובדת.

בעיקרון ניתן לזהות מאיזה משתמשים מגיע אודיו מעל סף מסוים - במסך ה Participant (מסך שימושי לעוד כמה צרכים):

אתם תראו ״אנימציה של גל״ בתוך הצלמית של המיקרופון - לכל מי שממנו מגיע עוצמה מסויימת של אודיו, ובתור Host אתם יכולים להעביר אותו ל Mute. 

מטעמי פרטיות המארח לא יכול לעשות Unmute למשתתף - אלא רק המשתתף עצמו (וטוב שכך).

אם הרעש הוא רעש רקע, בזום יש יכולת מובנה להפחתת רעשים. זום בוחר את רמת הפחתת הרעשים באופן אוטומטי - מה שהוא לא עושה היטב. ניתן בהגדרות ה Audio של אפליקציית הזום לקבוע את רמת הפחתת הרעשים ל״High״ מה שבהחלט יעיל. ההגדרה הזו עושה פלאים ויכולה להשתיק כליל רעשי רקע של שיפוץ, גנן, שכנים רועשים, וגם ילדים צורחים בחדר סמוך.

החסרון היחידי: כאשר יש שקט מסביב - ישמעו אתכם פחות טוב, ויהיה כדאי לחזור ל Low או Auto.

בקיצור: קביעת רמת הפחתת הרעשים בצורה אוטומטית ע״י זום - לא עובדת היטב, אך בקביעה ידנית הפיצ׳ר הזה מאוד יעיל.

יש אפליקציה בשם Krsip המיועדת לעשות עבודה טובה יותר. ניתן להשתמש בה כמה שעות חינם בחודש, או לרכוש מנוי ב $3 ומשהו לחודש. כמה אנשים שעובדים איתי ממש מרוצים ממנה - אך אני עדיין לא הצלחתי להבחין בהבדלים בין העבודה שלה ליכולת המובנה של זום (כאשר מכוונת ל High).

בחזרה לפגישות מרובות משתתפים: שווה להזכיר שלמארח יש יכולת להשתיק את כל המשתתפים מלבד זה שמציג (שוב: ממסך ה Participants). כל משתמש שרוצה ״לזרוק מילה״ יכול להשתמש במקש הרווח (Spacebar) ב "Push to Talk״ - ממש כמו מכשיר קשר שצבא. 

זה יעיל ושימושי, אם כי יכול להיות שלחלק מהאנשים חסרה ההגדרה. אם מוצא חן בעינכם - פשוט שתפו בארגון.

לסיום: מגניבות לתחילים

(סבים וסבתות יקרים: זה מה שהנכדים שלכם עושים כל הזמן, שאולי קצת מבלבל/משגע אתכם)

ניתן להוסיף רקעים ואפקטים לוידאו שלכם מתוך תפריט ה Start/Stop Video של זום. רוב היכולות זמינות רק לאפליקציה של זום למחשב.

יש המון מקורות לרקעים זמינים ברשת (הנה רשימה של זום, ו Unsplash - עוד אתר פופולארי). אצלנו בחברה מדי פעם אנשים ״מתכתבים״ ברקעים, ומעבירים בעזרתם מסר / בדיחה קבוצתית. למשל: ביום ההולדת אדם צפוי לראות הרבה רקעים של ״יומולדת שמח״ או הקשורים לימי הולדת. יש רקעים של סרטים אהובים, ספורטאים נערצים, וכו׳. נסו להיות מקוריים (רק בבקשה הקפידו על רזולוציה סבירה של תמונה 😊).

שווה לציין שזום, כברירת מחדל עושה Mirroring לוידאו שלכם, ולכן רקע עם כיתוב יראה לכם הפוך (אך שאר המשתתפים יראו אותו בסדר). אפשר לבטל את ה Mirroring בהגדרות הוידאו.

מה שפחות אנשים מכירים, הוא את היכולת להוסיף קובץ mp4. (ברזולוציה סבירה) כרקע דינאמי - כמו הרקעים הדימנמיים המגיעים עם זום. רק חפשו "mp4 background״ בגוגל - ותמצאו אינספור מקורות. חשוב למצוא רקע שלא מושך יותר מדי תשומת לב: ללא תזוזות מהירות, ועדיף בפוקוס-חלקי. אלו רקעים נעימים שלא גוזלים יותר מדי תשומת לב (ורוחב-פס) מהמשתתפים האחרים בפגישה.

לאחרונה נוספו לזום, פילטרים ו Studio Effects שיכולים לשנות בצורה ניכרת את המראה שלכם.

זה משעשע לרגע - אבל לא כל-כך מתאים לסביבת עבודה. אולי יותר לשיחות בזום עם הסבים / סבתות. 

אם אתם רוצים אפקטים מגוונים / מושקעים באמת - אזי Snap Camera היא כנראה הכתובת.

דבר נחמד נוסף הוא שיתוף אודיו (שיר, קטע אודיו) עם שאר המשתתפים, מבלי לשתף מסך. ככלל זום מעביר אודיו באיכות נמוכה, אפשר לשחק בהגדרות ולהעביר/לקבל אודיו באכות גבוהה - אך זה דורש כמה הגדרות.

כרגיל, העברתי בערך כחצי מהנושאים שרציתי לעסוק בהם - אך הפוסט הגיע כבר לאורך משמעותי.

אני מקווה שבחרתי את הנושאים החשובים יותר.

שיהיה בהצלחה!

----

קישורים רלוונטיים

• זום מול גוגל-מיט